Incorporée en 2000
Organisations fondatrices :
Société canadienne des échographistes médicaux
Canadian Society of Echocardiographers
Canadian Society of Vascular Technology
Signataires des lettres d'incorporation :
Denise McIver, Présidente SCEM
Dr. Kwan Chan, Président CSE
Gina Kelly, Présidente CSVT
TABLE DES MATIÈRES :
Article 1 : Définitions
Article 2 : Interprétation
Article 3 : Siège social
Article 4 : Conditions et catégories d'inscription
Article 5 : Frais d’inscription
Article 6 : Nomination du Conseil de direction
Article 7 : Vacance au Conseil de direction
Article 8 : Responsabilités du Conseil de direction
Article 9 : Réunions
Article 10 : Comités du Conseil
Article 11 : Signature des documents
Article 12 : Indemnisation des directeurs et administrateurs
Article 13 : Finances
Article 14 : Politiques et procédures
Article 15 : Dissolution de l’Association
Article 16 : Révision et modification des règlements généraux
Révision 2008
Dans ces règlements généraux, à moins que le contexte exige qu'il en soit autrement :
1.1 "Loi" désigne la Loi sur la Corporation commerciale canadienne modifiée quand besoin est, et toute loi constitutive pouvant être substituée à ces causes et modifiée le cas échéant ;
1.2 "Nomination" désigne aussi "élire" ou “nommer” et vice-versa ;
1.3 “Conseil" désigne le Conseil de direction de l'Association ;
1.4 "Règlements généraux" font référence à ces règlements et tous les autres règlements de l'Association en vigueur quand besoin est ;
1.5 “Association” désigne l'Association canadienne des professionnels autorisés en échographie diagnostique ;
1.6 "Membre" désigne un échographiste membre de l'Association.
2.1 Dans le présent document et dans tous les autres règlements ultérieurement adoptés par l'Association, à moins que le contexte exige autrement, les mots employés au singulier ou au masculin comprennent le pluriel ou le féminin, selon le cas, et vice-versa, et les références aux gens devront inclure les firmes et entreprises.
3.1 Le siège social de l'Association est situé à Kemptville, Ontario, Canada, où les affaires seront traitées quand besoin est.
3.2 L'Association pourra établir d'autres bureaux et agences ailleurs au Canada ou à l'extérieur du pays selon ce que le Conseil jugera utile par résolution.
4.0 L'inscription à l'Association sera limitée aux personnes désirant participer aux objectifs de l'Association. On entend par membre de l'Association, toute personne dont la demande d'admission a reçu l'approbation du Conseil et qui a acquitté les frais d'inscription.
L'Association aura deux (2) catégories de membres :
4.1 Membres actuels :
4.1.1 Les échographistes pratiquant et actuellement actifs dans la pratique, la formation et l'application de l'échographie médicale diagnostique ; y compris les praticiens cliniques, les enseignants des programmes de formation en échographie diagnostique médicale et les spécialistes des applications cliniques.
4.1.2 doivent acquitter les frais d'inscription en temps opportun.
4.1.3 doivent respecter les exigences du travail, de formation continue et professionnelles telles que spécifiées dans le manuel des politiques et procédures.
4.1.4 doivent répondre aux critères de certification nationale déterminés par le Conseil.
4.2 Membres intérimaires
4.2.1 Tous les membres dont les cotisations sont en souffrance depuis plus de deux mois et/ou qui n'ont pas respecté les exigences d'inscription actuelles à un niveau requis, sans rectification après avis de la haute direction pour une période de plus de deux (2 mois) mais de moins de six (6) mois.
4.2.2 La haute direction les avisera de leur statut qui sera noté dans le répertoire.
4.3 Statut inactif ; les échographistes qui ne sont plus actifs au sein de la profession et qui désirent conserver leur inscription au répertoire doivent respecter les directives suivantes ;
4.4 Les membres de l'Association, à moins d'être nommés au Conseil ou dans les comités, n'ont aucun privilège de vote au sein de l'Association.
4.5 Fin de l'inscription
L'inscription actuelle ou intérimaire au sein de l'Association n'est pas transférable et prendra fin :
4.4.1 Au décès du membre
4.4.2 Sur résignation écrite à l'intention du Directeur exécutif
4.4.3 Par vote unanime du Conseil à condition que le membre régulier ou intérimaire reçoive un avis écrit sur les raisons afin qu'il puisse y réfléchir et faire appel dans les trois mois suivant la réception d'un tel avis.
4.4.4 À la fin d'une période de six (6) mois d'inscription intérimaire.
4.6 Réintégration
Tout membre intérimaire dont l'inscription a pris fin suite au délai de six (6) mois d'inscription intérimaire ou à une expulsion par le Conseil pourra faire une demande de réinscription auprès de Comité exécutif par le biais du Directeur exécutif. Les conditions nécessaires à la réinscription seront déterminées à la seule discrétion du Comité exécutif, et incluront des frais supplémentaires pour couvrir les frais en souffrance.
5.1 Les frais d'inscription annuels seront déterminés par le Conseil et feront l'objet d'une révision périodique.
5.2 Les frais d'inscription annuels devront être payés à la date déterminée par le Conseil.
6.1 Les personnes qui font une demande d'incorporation deviendront les premiers directeurs de l'Association et siégeront sur le Conseil jusqu'à l'élection du Conseil de direction tel que prescrit dans ces règlements généraux.
6.2 Les directeurs de l'Association:
6.3 Le Conseil de l'ACPAED sera composé :
6.3.1 Le Président désigné deviendra Président.
6.3.2 Le Président désigné sera élu par les membres siégeant du Conseil et sera soit un des directeurs de discipline d'échographie, un directeur du Comité consultatif national sur l'éducation ou le représentant francophone.
6.3.3 Les conseillers nommés siégeront sur le Conseil à titre consultatif et n'auront aucun privilège de vote.
6.3.4 Les huit (8) personnes suivantes nommées au Conseil auront privilège de vote :
Deux (2) échographistes (CRGS) représentant la discipline d'échographie générale (postes 1 et 4).
Deux (2) échocardiographistes (CRCS) représentant la discipline d'échographie cardiaque (postes 2 et 5).
Deux (2) échographistes vasculaires (CRVT) représentant la discipline d'échographie vasculaire (postes 3 et 6)
Un (1) représentant du Comité consultatif national sur l'éducation (7).
Un (1) échographiste francophone pour représenter les échographistes francophones (8).
6.4 Les représentants des disciplines sont les directeurs du Conseil et sont nommés par les membres réguliers. Le Conseil révisera les qualifications des personnes mises en nomination et votera sur chacune par simple vote majoritaire.
6.5 Le Directeur aura un mandat de deux (2) ans et pourra avoir un maximum de deux mandats de deux (2) ans pour le même poste ou plus à la discrétion du Conseil.
6.6 Le Conseil révisera le nombre de directeurs si besoin est.
6.7 Les directeurs siégeront sans rémunération ni avantage ; sous réserve qu'un directeur se fasse rembourser des frais pour un voyage effectué dans le cadre de ses fonctions. Rien dans les présentes ne doit empêcher un directeur de servir l'Association à titre de gestionnaire ou autre et de recevoir une compensation pour ces motifs.
6.8 Un directeur sortant restera en poste jusqu'à dissolution ou ajournement de la réunion lorsque son départ sera accepté.
7.1 Un poste de directeur deviendra vacant :
7.1.1 si le Directeur a terminé son mandat ou a envoyé un avis écrit de démission au Directeur exécutif qui sera en vigueur dès réception par le Directeur exécutif ou à la date indiquée dans l'avis.
7.1.2 si un tribunal juge le Directeur inapte ;
7.1.3 si, lors d'une réunion spéciale des membres ayant privilège de vote, lorsqu'il y a quorum, une résolution est adoptée par vote majoritaire des deux-tiers (2/3) des membres présents pour que le directeur soit démis de ses fonctions
7.1.4 si le directeur n'est plus membre de l'Association
7.1.5 au décès
7.2 Toute vacance au sein du Conseil de direction sera comblée comme suit :
7.2.1 le reste du mandat sera exécuté par tout directeur membre actuel du Conseil suite à un vote des membres du Conseil ayant privilège de vote, ou
7.2.2 tant et aussi longtemps que le quorum sera maintenu, une telle vacance sera comblée lors de la prochaine réunion du Conseil au cours de laquelle les directeurs du prochain mandat seront élus, ou
7.3.3 s'il n'y a pas quorum des directeurs, les directeurs en poste devront réunir sans délai les membres ayant privilège de vote pour combler le poste vacant.
8.1 Le Conseil aura la responsabilité de gérer les affaires de l'Association et de veiller à ce que tous les livres et registres de l'Association requis par les règlements généraux de l'Association ou par tout autre loi applicable soient régulièrement et adéquatement mis à jour.
8.2 Le Conseil administrera les affaires de l'Association en toute chose et fera en sorte que soit fait pour l'Association, en son nom, toute sorte de contrat auquel l'Association pourra légalement se lier et exercera tous les pouvoirs et agira en fonction de ce que l'Association, selon sa charte, est autorisée à faire.
8.3 Le Conseil aura le pouvoir d'autoriser les dépenses au nom de l'Association, d'embaucher et de rémunérer des employés, de s'engager pour des ententes ou des contrats, d'acquérir ou d'accepter de l'argent pour l'application et la promotion des intérêts de l'Association conformément aux conditions prescrites par le Conseil.
8.4 Le Conseil des directeurs nommera un directeur exécutif contractuel qui :
8.4.1 sera un employé de l'Association.
8.4.2 maintiendra les registres (procès-verbaux) requis par la Loi
8.4.3 maintiendra le répertoire des membres de l'Association
8.4.4 représentera l'administration de l'Association
8.5 Le Conseil pourra au besoin, nommer d'autres administrateurs, agents et conseillers qui n'auront pas le privilège de vote, afin d'exécuter des tâches autorisées par le Conseil.
8.6 Le Conseil pourra déléguer de tels pouvoirs à de tels administrateurs ou directeurs de l'Association selon ce qui est prescrit dans les présents règlements généraux, sous réserve que les questions monétaires soient traitées avec le Conseil directement. Rien dans les présentes ne limite ou restreint l'emprunt d'argent par l'Association sur lettres de change ou billets à ordre faits, tirés, acceptés ou endossés par ou au nom de l'Association.
8.7 Le Conseil pourra en tout temps destituer un administrateur de l'Association, avec ou sans cause, à moins que la résolution ou le contrat de nomination d'un tel administrateur stipule autrement.
8.8 L'Association maintiendra un lien avec la SCEM et les autres associations pertinentes.
9.1 Les réunions des membres se dérouleront conformément aux procédures du Robert’s Rules of Order dans la mesure où elles sont compatibles avec les règlements généraux de l'Association.
9.2 Les réunions du Conseil des directeurs seront tenues sur demande du Directeur exécutif, du Président ou d'un groupe d'au moins 3 directeurs.
9.3 Le Conseil des directeurs se réunira au minimum deux (2) fois par année, la première étant le 30 juin et la deuxième le 1er septembre de la même année à moins qu'autrement déterminé par le Conseil.
9.4 Le Directeur exécutif de l'Association ou son délégué agira à titre de secrétaire de la réunion. En l'absence de la personne mentionnée précédemment, le Président pourra nommer une personne, qui n'a pas besoin d'être membre, pour agir à titre de secrétaire de la réunion.
9.5 Le Président, présidera toutes les réunions. En son absence, le Conseil pourra nommer un Président parmi tous les administrateurs présents à la réunion.
9.6 La présence de trois directeurs (un représentant de chaque discipline) du Conseil et du Président ou de son délégué sera requise pour atteindre le quorum lors d'une réunion.
9.7 Chaque motion sera prise sur simple vote majoritaire à moins qu'autrement spécifié dans les règlements généraux. En cas d'égalité des votes, le Président départagera par voix prépondérante.
9.8 Des réunions spéciales pourront être organisées en tout temps par le Directeur exécutif, le Président ou un groupe d'au moins trois (3) directeurs. L'avis donné devra être suffisamment explicite afin de permettre aux membres d'être informés au sujet de la décision spécifique à prendre.
9.9 Les seules personnes autorisées à être présentes à la réunion des membres seront les membres du Conseil, les administrateurs et les vérificateurs de l'Association ainsi que les autres personnes, bien que n'ayant pas privilège de vote, autorisées ou qui doivent être présentes en vertu de toute clause de la Loi ou des règlements généraux. Toutes les autres personnes pourront être admises seulement sur invitation du Président de la réunion ou avec le consentement des personnes présentes ayant le privilège de vote lors de la réunion.
9.10 Tout avis de réunion du Conseil devra être remis à tous les directeurs au moins :
9.10.1 72 heures avant la réunion, si donné par téléphone, télécopieur ou courriel ; ou
9.10.2 14 jours avant la réunion si envoyé par la poste.
Tout avis de réunion ou autre sera envoyé à l'adresse des membres, directeurs ou administrateurs ayant privilège de vote. Cette adresse devra être la dernière inscrite dans le répertoire de l'Association, et, aucune erreur ou omission, par inadvertance ou non intentionnelle lors de la remise de l'avis d'une réunion des membres de l'Association ayant privilège de vote n'invalidera une telle réunion ou toute motion prise par le Conseil lors d'une telle réunion.
9.11 Si une majorité de directeurs approuve la tenue d'une réunion des directeurs par téléphone ou autres moyens de communication, et si chaque directeur consent d'avance à toute réunion des directeurs et que chaque directeur a le même accès au moyen de communication, et que tous les directeurs participant à la réunion sont en mesure de communiquer adéquatement entre eux, une telle réunion sera tenue selon le moyen de communication approuvé et tout directeur participant à cette réunion par ce moyen sera considéré comme étant présent à la réunion.
9.12 Si quinze (15) minutes après l'heure fixée pour le début de la réunion, le quorum n'est pas atteint, la réunion, si convoquée sur demande des membres ayant privilège de vote, sera dissoute. Dans tout autre cas, elle sera reportée à la semaine suivante, même jour, même heure, même endroit ; et si lors de cette réunion ultérieure, le quorum n'est pas atteint, les membres présents ayant privilège de vote formeront le quorum et traiteront de toutes les affaires comme c'eut été fait avec un quorum atteint. Il n'est pas nécessairement requis de remettre l'avis d'ajournement aux membres ayant privilège de vote absents lors de la réunion ajournée. Seules les affaires non terminées lors de la réunion ajournée seront traitées lors de la réunion ultérieure.
9.14 Les votes par procuration seront autorisés à condition qu'ils soient soumis sous une forme acceptable par le Conseil. Les procurations pourront être sous forme de vote pour un membre ou pour nommer un autre membre qui représentera un vote à ladite réunion.
10.1 Comité exécutif
10.1.1 Le Conseil pourra former un comité exécutif dont les administrateurs seront le Directeur exécutif, le Président, le Président élu et le secrétaire.
10.1.2, La présence de deux administrateurs sera requise pour atteindre le quorum.
10.1.3 Ils devront se réunir à des dates convenues pourvu qu'ils aient reçu un avis dans un délai suffisant d'au moins quatorze (14) jours si envoyé par courrier ou de soixante-douze (72) heures si envoyé par le biais de toute autre forme de communication.
10.1.4 Le Comité exécutif sera responsable devant le Conseil des directeurs.
10.2 Autres comités
10.2.1 Le Conseil pourra former d'autres comités (permanent ou spéciaux) dont les membres agiront pour le Conseil et seront responsables devant le Conseil pour tous les sujets traités.
10.2.2 La présence de deux membres sera requise pour atteindre le quorum.
10.2.3 Ils devront se réunir à des dates convenues pourvu qu'ils aient reçu un avis dans un délai suffisant d'au moins quatorze (14) jours si envoyé par courrier ou de soixante-douze (72) heures si envoyé par le biais de toute autre forme de communication.
10.2.4 Le Président à titre de membre d'office, devra être avisé de la tenue de ces réunions et aura le droit d'y participer à titre de membre ayant privilège de vote.
10.3 Tous les comités formés par le Conseil devront se rapporter au Président ou en son absence, au Président élu, quant à leurs activités et ce, à la fréquence déterminée par le Conseil.
10.4 Le Président du Comité acheminera au Président du Conseil toute requête de communication avec les autres organisations ou toute demande de financement additionnel requis par le Comité pour soutenir son mandat avant d'initier ladite communication ou demande financière.
10.5 Les membres du Comité pourront être destitués sur résolution du Conseil.
10.6 Les membres du Comité ne seront pas rémunérés mais pourront être indemnisés pour des dépenses raisonnables encourues dans le cadre de leurs fonctions. Les dépenses seront soumises au Directeur exécutif aux fins d'approbation et ce dernier les approuvera à sa discrétion.
10.7 Les comités pourront rester complets indéfiniment ou le Conseil pourra les dissoudre à sa discrétion une fois leur mandat terminé.
11.1 Deux membres du Comité exécutif pourront signer les contrats, documents ou tout autre acte exigeant la signature de l'Association, et tous les contrats, documents et actes signés lieront l'Association sans aucune autre autorisation ou formalité. Les directeurs auront le pouvoir si besoin est, de nommer sur résolution du Conseil, un ou des administrateurs ou toute autre personne pour signer des contrats, documents et actes au nom de l'Association.
11.2 Nonobstant la Section 11.1 de ces règlements généraux, les chèques émis par l'Association devront être signés par le Président et le Directeur exécutif ou d'autres directeurs du Conseil désignés si besoin est, par le Président ou le Directeur exécutif sur résolution du Conseil.
12.1 Chaque directeur et administrateur de l'Association et leurs héritiers, exécuteurs testamentaires et administrateur et leur succession et leurs biens, respectivement, seront, quand besoin est et en tout temps indemnisés et mis à couvert, à même les deniers de l'Association:
12.1.1 de tous les coûts, frais et dépenses, que lesdits Directeurs ou administrateurs, subissent ou engagent quant à tous procès, actions ou poursuites intentés ou entrepris contre eux, ou à propos de tout acte, mesure ou chose quels qu'ils soient, qu'ils auraient fait, posé ou permis qu'on fasse ou qu'on pose, dans l'exécution ou à propos de l'exécution des fonctions de leur poste ou relativement à une telle responsabilité ;
12.1.2 de tous les autres coûts, frais et dépenses que lesdites personnes auraient subis ou engagés au cours ou à propos des affaires susmentionnées , sauf les coûts, frais ou dépenses qui sont occasionnés par suite de leur négligence ou défaut volontaire.
13.1 The voting members of the Board of Directors shall, at an annual meeting, appoint an 13.1 Les membres du Conseil des directeurs ayant privilège de vote, devront, lors d'une réunion annuelle, nommer un vérificateur pour vérifier les comptes de l'Association et en faire un rapport qu'il leur remettra lors de la prochaine réunion annuelle. Le vérificateur restera en fonction jusqu'à la prochaine réunion annuelle, pourvu que les directeurs puissent remplacer toute vacance fortuite au bureau du vérificateur.
13.2 À moins qu'autrement décidé par le Conseil, la fin de l'exercice financier de l'Association sera le 30 avril.
14.1 Le Conseil pourra prescrire de telles politiques et procédures de gestion compatibles avec ces règlements généraux relativement à la gestion et aux opérations de l'Association lorsque jugées utiles. (En référence à la section Politiques et procédures de gestion incluse dans le présent document).
14.2 Tout avis ou document requis par la Loi, les politiques et procédures ou les règlements généraux sera envoyé à toute personne autorisée à les recevoir et sera considéré comme ayant été bien remis si livré ou transmis par télécopieur à la personne à qui il était destiné.
15.1 L'Association canadienne des professionnels autorisés en échographie diagnostique (ACPAED) sera dissoute par un vote majoritaire des deux tiers (2/3) des membres ayant privilège de vote présents à la réunion générale spéciale convoquée à cet effet seulement.
15.2 En cas de dissolution de l'ACPAED, tous les éléments d'actif non réalisés après paiement de ses obligations monétaires seront distribués conformément aux lettres patentes de l'Association canadienne des professionnels autorisés en échographie diagnostique (ACPAED).
16.1 Il est recommandé que le Conseil de l'Association forme un comité pour revoir les règlements généraux tous les cinq (5) ans.
16.1.1. Si le comité juge qu'aucun changement n'est requis à ce moment et que le Conseil accepte cette recommandation, un addenda mentionnant la date et les détails de la révision sera ajouté.
16.1.2 Tout changement recommandé fera l'objet d'une révision lors d'une réunion spéciale du Conseil.
16.1.3 L'avis de réunion spéciale aux membres ayant privilège de vote devra être envoyé non moins de trente (30) jours avant une telle réunion.
16.1.4 Une révision doit être approuvée par le vote majoritaire des deux-tiers (2/3) des membres du Conseil ayant privilège de vote.
16.2 Les amendements aux articles spécifiques des règlements généraux peuvent être soumis au Conseil sous forme de requête d'au moins trois (3) membres de l'Association.
16.2.1 Les demandes d'amendement devront être remises par écrit au Président du Conseil ou lors de la réunion annuelle du Conseil.
16.2.2 La demande écrite devra faire mention de la section à être amendée, de la raison de l'amendement et de la façon dont l'amendement serait lu si adopté.
16.2.3 L'amendement doit être approuvé par le vote majoritaire des deux-tiers (2/3) des membres du Conseil ayant privilège de vote.
16.2.4 L'avis de réunion spéciale aux membres ayant privilège de vote devra être envoyé non moins de trente (30) jours avant une telle réunion.
16.2.5 Tout amendement entrera en vigueur après approbation du ministre de l'Industrie.