L’Association canadienne des professionnels autorisés en échographie diagnostique (ACPAED), reconnaît l’importance de notre façon de traiter vos renseignements personnels. L’ACPAED s’engage à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels uniquement lorsque requis afin d’exécuter des évaluations efficaces (y compris la supervision des évaluations des compétences cliniques) et pour le processus d’enregistrement. L’ACPAED s’assurera de l’obtention préalable du consentement pour recueillir des renseignements personnels et que l’utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels sont clairement définies et respectées en tout temps. Nous reconnaissons l’importance de maintenir des dossiers à jour, de protéger les renseignements personnels adéquatement, de disposer des renseignements désuets de façon appropriée et de vous donner accès aux renseignements personnels que nous avons à votre sujet. L’ACPAED s’engage à demeurer transparente sur notre façon de traiter vos renseignements personnels et de résoudre toute plainte efficacement et à votre satisfaction. L’ACPAED a développé cette politique de confidentialité afin d’atteindre ce but et de se conformer à la législation relative à la protection de la vie privée, la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
On entend par « renseignements personnels » la plupart des renseignements permettant d’identifier une personne. Votre nom, votre adresse domiciliaire, votre date de naissance et autres informations relatives sont des exemples de renseignements personnels. Les renseignements sur votre emploi, tels que le nom de votre employeur, le titre de votre poste, l’adresse de votre lieu de travail, votre numéro de téléphone au travail et autres informations relatives ne sont habituellement pas considérés comme étant des renseignements personnels. Toutefois, comme nos dossiers renferment vos renseignements personnels ainsi que vos renseignements de contact au travail, l’ACPAED traitera ces dossiers complets comme étant des renseignements personnels. Les renseignements personnels permettront d’identifier directement une personne, ou pourraient identifier indirectement une personne s’ils sont liés à d’autres renseignements. Les renseignements personnels non identifiables ne peuvent de façon prévisible permettre d’identifier une personne.
Les définitions suivantes sont aussi comprises par l’ACPAED et ont servi de base pour développer notre politique de confidentialité.
L’ACPAED est responsable des renseignements personnels requis aux fins de vérification et d’enregistrement et qui sont sous sa garde. Il incombe à l’ACPAED de s’assurer que ces renseignements personnels soient protégés conformément à la politique de confidentialité. L’ACPAED utilisera des moyens raisonnables afin que les employés et les personnes à qui sont divulgués ces renseignements personnels soient responsables de la protection de ces renseignements acquis et exigera que leur utilisation et protection soient conformes aux clauses de cette politique de confidentialité. La responsabilité de l’ACPAED quant à sa conformité à sa politique de confidentialité incombe au Directeur général de l’ACPAED ou à une personne désignée qui agira à titre d’agent de la protection de la vie privée de l’ACPAED. L’agent de la protection de la vie privée est autorisé à prendre des décisions relatives à l’interprétation et à l’application de cette politique de confidentialité et répondra aux demandes ou plaintes.
À titre d’association de professionnels en échographie du Canada, l’ACPAED veille sur le processus d’examens d’agrément clinique et didactique pour l’enregistrement des candidats et sur le processus de renouvellement d’enregistrement des professionnels agréés en échographie. Dans le cadre de ses prestations de services, l’ACPAED doit recueillir des renseignements personnels auprès des candidats qui s’inscrivent aux examens, de ceux qui désirent s’enregistrer et des professionnels qui pratiquent en échographie. Ces renseignements sont utilisés dans nos processus internes, et, seulement lorsque requis, ils peuvent être partagés sur une base limitée avec des tiers.
L’ACPAED recueille, utilise et/ou divulgue uniquement les renseignements personnels requis aux fins d’examen et d’enregistrement. Les renseignements personnels recueillis sont utilisés pour :
L’ACPAED travaille avec plusieurs conseillers et organismes de formation qui peuvent, dans le cadre de leur mandat, avoir un accès limité à vos renseignements personnels. Ceci inclut les organisations offrant des programmes de formation, les facilitateurs d’examen et autres organisations d’accréditation et de réglementation.
Les renseignements que nous recueillerons sur vous peuvent inclure le nom, les informations de contact à la maison et au travail, la langue préférée, la date de naissance, les informations sur la formation en échographie et les certificats d’études (école, discipline, date de graduation et autre), l’évaluation des compétences cliniques, les informations sur les examens et sur l’accréditation en échographie, le statut d’enregistrement auprès de l’ACPAED et d’autres associations professionnelles pour les échographistes, le numéro d’enregistrement de l’ACPAED, votre correspondance avec nous, les renseignements sur les crédits de formation continue, l’historique des paiement d’enregistrement et les renseignements financiers requis pour traiter les formulaires d’inscription aux examens et d’enregistrement ainsi que les autres formulaires connexes. Le type de renseignements recueillis dépendra du type d’évaluation ou d’examen requis et/ou du type d’enregistrement ou de renouvellement requis ou en suspend.
Nous utiliserons les renseignements pour confirmer votre identité, communiquer avec vous, répondre à vos questions et commentaires ainsi que pour vous envoyer des avis importants au sujet de la profession, de l’ACPAED, de vos évaluations et examens ainsi que de votre statut de membre. Nous utilisons également les renseignements personnels pour protéger le public contre l’utilisation non autorisée des accréditations de l’ACPAED.
L’ACPAED peut à l’occasion effectuer des sondages. Nous pouvons aussi utiliser vos renseignements personnels dans le cadre d’analyse et de recherche sur les enjeux relatifs à la profession d’échographiste. Tous les rapports de recherche ne traiteront que des renseignements de groupe qui ne permettront pas de vous identifier en tant que personne. Si vous acceptez de participer à de tels sondages, nous utiliserons vos renseignements afin de mieux comprendre les enjeux actuels relatifs à la profession d’échographiste. Si vous ne voulez pas que vos renseignements personnels soient utilisés de cette façon, veuillez informer l’agent de la protection de la vie privée de l’ACPAED dont vous trouverez les coordonnées à la fin du présent document.
L’ACPAED recueillera, utilisera et/ou divulguera vos renseignements personnels uniquement après avoir obtenu votre consentement éclairé. Ce processus de collecte peut se faire en personne, à notre bureau, aux sites de test, par téléphone, fax, courriel ou par la poste ou par le biais des différents formulaires de l’ACPAED remplis et soumis.
Si vous choisissez de fournir des renseignements personnels à l’ACPAED, nous assumons que vous consentez à leur collecte, leur utilisation et leur divulgation tel que mentionné dans cette politique de confidentialité ou autrement indiqué au moment de la collecte, de l’utilisation et/ou de la divulgation. Le consentement peut être exprès ou implicite selon les circonstances. Si vous ne consentez pas à l’utilisation de vos renseignements personnels pour la prestation de certains services offerts par l’ACPAED, veuillez informer l’agent de la protection de la vie privée de l’ACPAED dont vous trouverez les coordonnées à la fin du présent document.
L’ACPAED vous informera de toute intention d’utiliser vos renseignements personnels d’une façon non décrite dans cette politique de confidentialité.
Vous avez le droit de refuser le consentement pour que l’ACPAED obtienne, utilise et/ou divulgue vos renseignements personnels et vous avez le droit en tout temps de retirer le consentement accordé antérieurement. Cependant, ce faisant, vous limiterez les capacités de l’ACPAED ou l’empêcherez de vous fournir des services de la plus haute qualité relatifs à vos demandes d’évaluation clinique, d’examen et/ou d’enregistrement.
L’ACPAED ne recueillera que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour effectuer les évaluations des compétences cliniques, les examens, l’administration et le traitement des inscriptions ainsi que d’autres activités connexes tel que défini dans notre énoncé sur notre vision et notre mission. La collecte de ces renseignements personnels sera faite de façon juste et légale.
L’ACPAED n’utilise pas de renseignements personnels identifiables à d’autres fins que celles décrites dans cette politique de confidentialité. Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à d’autres fins sans votre consentement éclairé. Seuls les membres du personnel autorisés par l’ACPAED auront accès à vos renseignements personnels et pourront les utiliser uniquement lorsque requis pour exécuter leurs tâches . Tel que mentionné précédemment dans cette politique de confidentialité, vos renseignements personnels seront divulgués à des tiers uniquement lorsque nécessaire dans le cadre des prestations de services requis par vous auprès de l’ACPAED.
L’ACPAED pourra à des fins de rapport ou statistique, divulguer ou publier des renseignements personnels non identifiables (par exemple groupés) uniquement après que des précautions aient été prises afin d’éviter toute identification de personne par croisement de ces renseignements avec d’autres.
L’ACPAED pourra utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement en cas d’urgence ou lorsque requis par la loi.
Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire ou que nous le jugerons pertinent pour les raisons identifiées ou tel que requis par la loi. Certains renseignements personnels (nom, adresse, date de naissance, date d’accréditation et discipline, information sur la formation, numéro d’enregistrement de l’ACPAED et autres informations pertinentes) seront conservés indéfiniment dans notre banque de données sécurisée parce que l’ACPAED conserve des archives complètes de ses membres et de leur statut. Les dossiers sur papier seront détruits une fois leur année de transaction spécifique terminée.
L’ACPAED s’engage à conserver les dossiers les plus exacts possibles. Votre dossier de renseignements personnels sera le plus précis, complet et à jour selon les besoins pour lesquels ils sont recueillis, utilisés et/ou divulgués. Vous avez le droit de corriger ou de modifier vos renseignements personnels conservés par l’ACPAED. Veuillez consulter la section sur l’accessibilité de vos renseignements personnels afin de savoir comment les corriger ou les modifier.
Nous nous sommes engagés à assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels que nous détenons et l’ACPAED a mis sur pied des mesures rigoureuses pour la protection de la confidentialité et des renseignements. Les mécanismes de sécurité que nous utilisons sont adéquats pour la sensibilité des renseignements personnels. Les mécanismes de sécurité protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. L’ACPAED protège les renseignements personnels qu’elle détient ou transmet peu importe leur format. Selon la sensibilité, le format, l’emplacement et le stockage de ces renseignements personnels, les mécanismes de sécurité peuvent inclure le stockage sous verrou et clé dans les bureaux, la protection par mot de passe pour les dossiers électroniques et l’accès restreint au personnel qui requiert les renseignements afin de vous fournir les services spécifiques de l’ACPAED.
Tous les membres du personnel de bureau ayant accès à vos renseignements personnels dans le cadre de la prestation des services de l’ACPAED ont reçu une formation relativement à la protection des renseignements et au respect des politiques rigoureuses sur la vie privée.
Nous nous assurons que les tiers à qui sont divulgués vos renseignements personnels (aux fins de d’administration, d’évaluation de vos compétentes cliniques, d’examen ou d’enregistrement) respectent nos politiques de confidentialité.
Nos procédures de sécurité peuvent à l’occasion causer certains délais mineurs lorsque vous désirez avoir accès à vos renseignements personnels. Vous devez comprendre qu’il est impératif pour nous de respecter les procédures de confidentialité afin de protéger vos renseignements personnels.
Les dossiers de renseignements personnels jugés désuets sont déchiquetés, l’information électronique supprimée et tout disque dur détruit physiquement lorsque jeté.
Vous avez le droit de connaître les pratiques et politiques de l’ACPAED relatives aux renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et/ou divulguons dans le cadre de l’administration et la prestation de nos services et vous avez le droit de contester ces pratiques et politiques. L’ACPAED s’engage à s’assurer que nos pratiques et politiques en matière de renseignements personnels sont transparentes, clairement mentionnées et puissent être consultées. Ainsi, nous avons créé cette politique de confidentialité et ferons en sorte que l’information au sujet de nos pratiques et nos politiques soit disponible.
Vous pouvez avoir accès à vos renseignements personnels que l’ACPAED a en sa possession, de contester leur exactitude et leur intégralité et de les faire modifier adéquatement, ce qui peut inclure la correction, la suppression ou l’ajout d’information. Nous vous demanderons de confirmer votre identité avant de vous accorder l’accès et, si vous demandez des amendements, il se peut que vous deviez fournir des documents pertinents pour certains (par exemple pour faire une mise à jour de vos qualifications de formation vous devrez fournir une preuve d’obtention de diplôme et/ou une transcription officielle). Si vous désirez avoir accès à vos renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers ou les faire modifier, veuillez envoyer une demande écrite à notre agent de la protection de la vie privée dont vous trouverez les coordonnées à la fin du présent document. Nous répondrons à votre requête dans un délai raisonnable et à un coût minimum ou sans frais. Vous pouvez avoir accès à tous les renseignements personnels que nous avons à votre sujet pourvu qu’ils ne contiennent pas de renseignements personnels sur d’autres personnes ou n’entravent une enquête judiciaire. Si, pour une raison particulière, l’ACPAED ne peut répondre à votre requête, nous vous en informerons avec explication dans un délai de 30 jours.
Si vous faites une demande au sujet des échanges de renseignements personnels avec des tiers, l’ACPAED vous informera sur les renseignements personnels identifiables, leur provenance et/ou sur les gens à qui ils ont été divulguées.
Si vous avez des commentaires, questions ou plaintes à formuler au sujet de cette politique de confidentialité, notre politique de confidentialité pour le site Web ou le traitement de vos renseignements personnels ou la conformité à notre politique de confidentialité, veuillez envoyer votre requête à notre agent de la protection de la vie privée par courriel au info@cardup.org ou par la poste à l’adresse indiquée à la fin du présent document. Notre agent de la protection de la vie privée accusera réception de votre question ou plainte, s’assurera de son traitement rapide et de l’envoi d’une réponse explicite et officielle. Si une plainte s’avère justifiée, l’ACPAED prendra des mesures adéquates et si nécessaire, amendera sa politique de confidentialité.
Pour obtenir plus d’information sur vos droits quant à la confidentialité en général, veuillez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada par le biais du site Web www.priv.gc.ca ou en composant le 1-800-282-1376.
Veuillez consulter la Politique de confidentialité du site Web de l’ACPAED pour obtenir plus d’information au sujet de la collecte, de l’utilisation et/ou de la divulgation de vos renseignements personnels et non personnels lorsque vous allez sur le site de l’ACPAED afin d’obtenir des renseignements ou d’avoir accès à nos services.
L’ACPAED continuera à contrôler et à mettre à jour notre politique de confidentialité au besoin alors nous vous invitons à revoir cette politique régulièrement afin de prendre connaissance de ces modifications. L’ACPAED assumera que votre utilisation continue de nos services suivant toute mise à jour de notre politique de confidentialité constitue votre acceptation de ces modifications.
L’ACPAED ne recueille pas de renseignements personnels des visiteurs de notre site Web. Le site Web de l’ACPAED peut recueillir des renseignement non personnels au sujet des visites du site. Ces renseignements non personnels ne peuvent être utilisés pour identifier personnellement le visiteur. Afin d’aider à assurer l’efficacité de notre site Web et de la prestation des services de l’ACPAED, notre webmestre pourra utiliser ces renseignements non personnels à des fins d’analyse statistique. Ces renseignements non personnels ne seront pas utilisés par l’ACPAED à d’autres fins.
Nous n’envoyons pas d’information non sollicitée ni de courriels promotionnels qui ne sont pas de l’association aux membres de l’ACPAED et au public. Si vous nous fournissez une adresse de courriel, elle ne sera utilisée que pour communiquer avec vous personnellement au sujet de l’ACPAED. Les adresses de courriel des membres du conseil et du comité de l’ACPAED, des représentants officiels et des employés vous sont fournies afin de faciliter la communication au sujet des services et affaires de l’ACPAED.
Notre politique de confidentialité ne s’applique qu’au site Web de l’ACPAED. Notre site Web contient des liens vers d’autres sites. Si vous choisissez de cliquer sur le lien d’un autre site Web, vous serez sujet à leurs politiques de confidentialité. Nous vous recommandons de lire les politiques de confidentialité des autres sites surtout si vous prévoyez divulguer des renseignements personnels sur ces sites.
L’ACPAED continuera à contrôler et à mettre à jour notre politique de confidentialité du site Web au besoin alors nous vous invitons à revoir cette politique régulièrement afin de prendre connaissance de ces modifications. L’ACPAED assumera que votre utilisation continue de nos services suivant toute mise à jour de notre politique de confidentialité constitue votre acceptation de ces modifications.
Veuillez revoir la Politique de confidentialité de l’ACPAED pour obtenir plus d’information quant à la collecte, l’utilisation et/ou la divulgation de vos renseignements personnels tel que requis aux fins d’examen et d’enregistrement. Vous pouvez aussi communiquer avec notre agent du respect de la vie privée si vous avez des questions, préoccupations ou plaintes en utilisant l’information de contact fournie ci-dessous.
Cette politique de confidentialité a été modifiée le 19 février 2010.